Как выстроить процессы, чтобы можно было спокойно уйти в отпуск

История о том, как один руководитель разделил риски между двумя разными людьми и наконец ушёл в отпуск, не отвечая на рабочие письма.

Функция, которая держится на одном человеке, останавливается в первый же день, когда этого человека нет на месте: в отпуске, в командировке, на больничном.

Артём, директор по логистике, полтора года назад поднялся на этот пост с позиции руководителя направления по одному региону, в разгар перестройки маршрутов поставок через новые страны-партнёры. Большую часть операционных решений он делегировал в первые же месяцы. Не поддавались делегированию только контракты с валютным контролем: новые перевозчики из Турции и Китая требовали оплаты в валюте, а подписывать такие документы по банковским правилам может только тот, кто внесён в карточку с образцами подписей. Заместитель Артёма в эту карточку внесён не был. В отпуске Артём каждый день отвечал на рабочие сообщения, потому что без его подписи оплата зависала на трое суток, а иногда и дольше.

Артём невольно усмехается: у него теперь не отпуск, а работа из другого часового пояса.

У Артёма такой функцией была подпись на валютных контрактах. Внести нового человека в карточку подписей несложно технически: доверенность, нотариальное заверение, визит в банк. На это уходит две-три недели. Восемь месяцев Артём эту процедуру не запускал. Причина крылась в истории, которую он застал ещё на предыдущем месте работы: там заместитель с похожими полномочиями один раз ошибся в оформлении валютной операции, и компания получила штраф по статье о нарушении валютного законодательства. Такой штраф может доходить до полной суммы операции. Артём помнил разговор, в котором собственники обсуждали, кого уволить после этого штрафа.

Три шага, которые заняли у Артёма пять месяцев

Одного разговора с юристом для этого оказалось недостаточно.

Выбрать двух разных людей под два разных типа риска. Один универсальный заместитель на все узкие места не подошёл: операционные решения по перебросам между складами требуют опыта в логистике, а валютные контракты требуют знания документооборота с банком. Артём отдал операционные решения руководителю склада, с которым работал ещё в прежней должности. На валютные контракты он выбрал Полину, экономиста, до этого готовившую документы для его подписи, но никогда не принимавшую решение самостоятельно.

Провести испытательный период до похода в банк. Три месяца Полина готовила решение по каждому валютному контракту полностью, а Артём только проверял и подписывал сам, оставляя записи, что именно он менял и почему. Официально права подписи она ещё не имела.

Пройти через первую настоящую ошибку, не откатывая всё назад. На втором месяце испытательного периода Полина настояла на срочной авиадоставке вместо морской, чтобы не сорвать контракт с клиентом, и не согласовала это с Артёмом заранее: он в этот момент был на встрече. Решение обошлось компании дороже на четыреста тысяч рублей.

Разбор показал два просчёта Полины. Она не знала про заранее согласованный коридор ставок с резервным перевозчиком: этот документ обычно держат в поле зрения операционные менеджеры, специалисты по документообороту в него почти не заглядывают. Ещё она ни разу не попробовала поторговаться с перевозчиком о цене. Раньше в её работе просто не было задачи выбирать между вариантами, только утверждать уже готовые условия. После разбора Полина завела короткий чек-лист «что проверить перед срочной заменой маршрута» и с тех пор сверяется с ним при каждом похожем решении.

Артём разбирал этот случай с собственником лично. Он разделил сумму на две части. Первая: около двухсот пятидесяти тысяч, обязательная наценка за срочность, которую пришлось бы заплатить при любом варианте решения. Вторая: полтораста тысяч, цена того, что Полина ещё не умела торговаться и не знала про резервный коридор. Вторую часть Артём вслух назвал ценой её обучения и не стал вычитать её из премии Полины.

Как довести дело до конца

Довести дело до банка. После испытательного периода Артём оформил на Полину доверенность и подал документы на переоформление карточки подписей. Собственники не сразу согласовали расширение круга подписантов: Артёму пришлось показать три месяца записей о её решениях, прежде чем он получил согласие.

В отпуске в этом году Артём открыл рабочую почту один раз: чтобы утвердить решение, вышедшее за пределы делегированных Полине лимитов. Все остальные валютные контракты и все операционные перебросы прошли без него. Пять месяцев на выбор и подготовку двух конкретных людей оказались дешевле, чем ещё полтора года личных дежурств из отпуска.

Кейс собран из нескольких историй клиентов, имена и детали изменены.